1. Potrzeby naszej firmy
Jeśli chcemy wynająć biuro na siedzibę naszej firmy musimy bardzo dokładnie przeanalizować nasze potrzeby. Rodzaj wykonywanej działalności, charakter działalności, wielkość przedsiębiorstwa, jego aspiracje i plany oraz finanse to aspekty, które trzeba mieć na uwadze. Weźmy pod uwagę planowany wzrost firmy. Aby uniknąć zbędnych przeprowadzek lepiej, jeśli pozwala na to budżet, wynająć powierzchnię większą niż za małą.
2. Lokalizacja biura
Przy wynajmie biura lokalizacja gra kluczową rolę. Gdy stoimy przed wyborem adresu firmy, który stanowi jej wizytówkę należy brać pod uwagę kwestię dogodności dojazdu do pracy dla pracowników oraz jej położenie dla klientów. Lokal położony w centrum miasta może być dogodnie skomunikowany jeśli w pobliżu znajdują się przystanki autobusowe i tramwajowe, ścieżki rowerowe i parkingi dla aut lub możliwość postoju na ulicy. Dobrze zlokalizowane biuro znajdujące się w atrakcyjnym budynku stanowi swoistą reklamę naszej działalności. Więcej na ten temat pisaliśmy już na blogu. Wydaje się istotnym dla wygody zatrudnionych aby lokal wynajmowany nie mieścił się „na pustyni”, ale aby w jego sąsiedztwie znajdowały się liczne punkty usług takie jak: restauracje, sklepiki, poczta, pralnia, bankomaty, placówki banków, przedszkole, siłownia, salon masażu, gabinety kosmetyczne, manicure, pedicure.
Pracownik po wyjściu z biura ma możliwość załatwienia spraw bez zbędnego jeżdżenia oszczędzając czas.
W centrum Biurowym Herbewo znajduje się duża ilość usług dodatkowych – zapraszamy do odwiedzenia stron:
https://www.herbewo.krakow.pl/udogodnienia/pozostale-udogodnienia/
Bardzo ważnym aspektem jest też bliskość terenów zielonych, rekreacyjnych. Pracownicy cenią sobie możliwość relaksu z widokiem na zieleń. Chętnie korzystają z ławek i leżaków na świeżym powietrzu. Bliskość parku lub przynajmniej kawałka trawnika i drzew stanowi o atrakcyjności biura.
3. Punkty gastronomiczne
Punkty gastronomiczne powinny znajdować się w biurowcu albo w jego bezpośrednim sąsiedztwie. Pracownicy dbający o zdrowie albo przynoszą swoje lunchboxy lub słoiki do pracy i odgrzewają w biurowej kuchni albo pragną usiąść w restauracji lub kantynie na obiad. Niektórzy chętnie korzystają z dostaw jedzenia na telefon. Jednakże trzeba podkreślić, że catering tego typu kłóci się z modą na ekologiczny styl życia gdyż jednorazowe opakowania są plastikowe. Przerwa na obiad regeneruje każdego. Stwarza też okazję do nawiązania relacji wśród pracowników danego biura. Najedzony i zregenerowany człowiek jest bardziej efektywny w pracy. Lokal gastronomiczny to niewątpliwy atut biurowca, w którym są powierzchnie do wynajęcia. Niektórzy pracodawcy wykupują bony na obiady lub karty obiadowe.
4. Standard lokalu
Standard wynajętej powierzchni powinien odzwierciedlać standard, z jakim przedsiębiorca chce aby jego firma była kojarzona. Na ten aspekt składa się zarówno wygląd budynku, w którym znajduje się lokal, jak i standard wynajętej powierzchni. Istotny jest dostęp do światła naturalnego, klimatyzacja, odpowiednia akustyka umożliwiająca pracę w skupieniu. Aranżacja powierzchni, która tworzy standard lokalu zależy od naszego budżetu. Finanse, które zainwestujemy w atrakcyjną powierzchnię powinny się zwracać w postaci zadowolenia osób zatrudnionych z pracy w danym miejscu i z pozytywnego odbioru firmy przez kontrahentów. Biurowiec, w którym wynajmiemy powierzchnię może oferować dodatkowe atrakcje jak szatnie dla rowerzystów, strefy relaksu, ogród, zielony dach, restauracje, bary, pocztę, bankomaty.
5. Umowa
Umowa najmu powinna być napisana w sposób rzetelny i jasny dla obu stron. Najlepiej zatrudnić prawnika, który ją dla nas zweryfikuje. Poza danymi o adresie, podmiotach umowy, musi zawierać kwotę czynszu i precyzować, w jaki sposób czynsz będzie płacony. Istotną kwestią jest kaucja zabezpieczająca powierzchnię. Dla wynajmującego jest gwarancją na wypadek niepłacenia czynszu przez najemcę. W przypadku gdy najemca doprowadził do zaistnienia usterek czy szkód kaucja zabezpiecza należności wynikające z nich. Niektóre firmy wolą przedstawiać gwarancje bankowe jako zabezpieczenia umowy najmu. Osobną kwestią ubezpieczenie, który najemca wykupuje na wypadek szkód typu zalanie, pożar, włamanie. Jest to element, który zabezpiecza obie strony umowy. Budynek ubezpiecza wynajmujący, a powierzchnię, którą wynajmuje ubezpiecza najemca. Umowy najmu zawierane są na czas określony np. na 5 lat lub na czas nieokreślony z pewnym okresem wypowiedzenia. W przypadku mieszkań okres wypowiedzenia wynosi przeważnie 1- 3 miesięcy, a w przypadku biur i lokali użytkowych i handlowych okres ten często jest dłuższy. Umowa jest wynikiem negocjacji stron umowy (zazwyczaj dwóch). Jednakże z założenia powinna być symetryczna i zawierać prawa i obowiązki każdej ze stron.
6. Opłaty
Poza czynszem najemca powinien uiszczać opłatę eksploatacyjną, tzw. service charge, która jest sumą składowych takich jak: utrzymanie powierzchni wspólnych, sprzątanie, administracja, ochrona, internet, ewentualne usługi ogrodnicze i inne. Wszelkie elementy składające się na tę opłatę powinny być wyliczone enumeratywnie w umowie najmu. Opłaty za media: ogrzewanie, prąd, wodę są albo refakturowane na najemcę albo płacone w formie ryczałtu.
7. Zarządca nieruchomości
Istotne jest też to aby najemca mógł zaufać zarządcy, że lokal będzie spełniał jego oczekiwania. Standard lokalu opisuje umowa. Umowa nie precyzuje jednak niuansów w postaci czynnika ludzkiego. Obsługa sprawowana przez zarządcę nieruchomości jest niezwykle istotna. Dobra atmosfera i sprawna komunikacja wpływają na satysfakcję z najmu powierzchni biurowej. Administrator powinien szybko i kompetentnie reagować na komunikaty od najemcy: zgłaszanie usterek, zastrzeżeń i uwag co do stanu budynku. Powinien mieć w zespole lub wśród podwykonawców pracowników technicznych, którzy likwidują usterki techniczne w sposób sprawny. Zarządca dba o czystość powierzchni wspólnych, sprawuje nadzór nad ochroną biurowca, dba o zieleń i wyposażenie i wygląd nieruchomości.
