Przy wynajmie biura warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii: wielkość biura dla naszej firmy, zagadnienie powierzchni netto vs brutto, kwestię opłat oraz udogodnień w budynku.
Jaki metraż biura?
Aby oszacować ilość metrów kwadratowych powierzchni biurowej potrzebnej dla naszej firmy musimy wiedzieć ilu pracowników ma być zatrudnionych na stałe w biurze. Zgodnie z przepisami na każdego pracownika powinno przypadać minimum 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia i co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. W praktyce jest to między 5 m2 a 10 m2 powierzchni biura. Przy pracy w gabinetach np. w firmach prawniczych lub konsultingowych przyjmuje się większy metraż, natomiast w biurach typu open space jest to kilka metrów na pracownika. Oznacza to, że firma zatrudniająca 10 osób potrzebuje minimum 70 -150 m2. Do powierzchni na miejsca pracy, dolicza się pomieszczenia socjalne, toalety, serwerownie i inne pomieszczenia techniczne oraz ewentualne salki konferencyjne czy pokoje spotkań. Firmy powinna brać pod uwagę planowany rozwój , więc powinno się wliczyć do planu kilka procent zapasu powierzchni.
Powierzchnia netto vs brutto
Warto rozróżnić pojęcia powierzchni netto i brutto przy najmie powierzchni biurowej. Powierzchnia najmu netto to przestrzeń wynajęta wyłącznie dla danego najemcy do prowadzania przez niego działalności bez powierzchni wspólnej w danym budynku. Najczęściej wlicza się do niej jeszcze proporcjonalny udział np. w ciągach komunikacyjnych, toaletach czy pomieszczeniach technicznych, z których korzystają inni najemcy danego piętra. Udział w danej części rozlicza się na wszystkich najemców piętra lub na wyodrębnione części powierzchni wspólnych piętra. Powierzchnia brutto jest to powierzchnia netto powiększona o add on factor czyli udział w budynkowej powierzchni wspólnej (współczynnik powierzchni wspólnych). Podstawą wyliczenia miesięcznych kosztów najmu: czynszu oraz opłat eksploatacyjnych jest powierzchnia brutto.
Realny koszt najmu
Aby oszacować koszt najmu biura należy uzyskać informacje od wynajmującego na temat miesięcznego czynszu, który jest najczęściej liczony jako iloczyn metrów powierzchni biurowej brutto i stawki za m2. Do czynszu doliczane są opłaty eksploatacyjne czyli tzw. service charges stanowiące koszty utrzymania nieruchomości podzielone proporcjonalnie do wynajmowanej przez nich wielkości powierzchni biurowej. W skład opłat eksploatacyjnych wchodzą koszty, które ponosi wynajmujący w związku z prawidłowym utrzymaniem nieruchomości. Te koszty mogą obejmować między innymi: koszty konserwacji części wspólnych, koszty mediów w częściach wspólnych budynku, koszty serwisów technicznych, koszty ochrony i monitoringu, koszty utrzymania czystości, koszty ewentualnych prac ogrodniczych, koszty utrzymania recepcji, koszty wywozu śmieci, koszty ogrzewania, chłodzenia, wentylacji oraz oświetlania części wspólnych, podatki od nieruchomości, opłaty za użytkowanie wieczyste, ubezpieczenia. Wykaz kosztów może być dużo szerszy lub węższy w zależności od standardu budynku. Najemcy płacą również opłaty za media zwykle za: wodę, prąd i gaz oraz ogrzewanie najczęściej według indywidualnego zużycia. Zarządca może również rozliczać media ryczałtowo.
Udogodnienia
Poszukując biura do wynajęcia dla firmy powinniśmy zwrócić uwagę na infrastrukturę wokół oraz w budynku. Przydatne będą parkingi, parkingi rowerowe, szatnie dla rowerzystów, bankomaty, usługi typu fryzjer, krawiec lub dorabiania kluczy.
W idealnym scenariuszu w budynku znajduje się również kantyna/restauracja i siłownia, basen lub sala do ćwiczeń. Dużym udogodnieniem jest bliskość paczkomatów, placówki poczty, centrum medycznego i sklepu spożywczego. Tymi wszystkimi udogodnieniami może pochwalić się Centrum Biurowe Herbewo: https://www.herbewo.krakow.pl/udogodnienia/
Więcej o udogodnieniach znajdziecie tutaj: https://www.herbewo.krakow.pl/blog/udogodnienia-w-biurze/ .
