Zakres obowiązków
Każde stanowisko pracy cechuje zakres obowiązków, a co za tym idzie od pracownika wymaga się określonych kompetencji potrzebnych do wykonywania danej pracy. Zakres obowiązków określa pracodawca. Zakres obowiązków pracownika biurowego stosunkowo łatwo określić – są to zadania, którymi ma się zajmować na co dzień i z których jest rozliczany. Odmienne jednakże będą obowiązki dyrektora administracji, project managera, sekretarki czy asystentki zarządu. Z obowiązkami związana jest wiedza pracownika potrzebna do wykonywania danych zadań. Profesjonalna wiedza charakterystyczna dla każdego stanowiska (z rachunkowości, prawa, marketingu, inżynierska) jest kluczowa, jednakże istnieją też umiejętności biurowe, które są wspólne dla wielu stanowisk pracy w biurze.
Praca w biurze= praca z komputerem
W dzisiejszych czasach podstawowym narzędziem pracy pracownika biurowego jest komputer. Kluczowymi umiejętnościami jest znajomość obsługi pakietu office oraz znajomość programów komputerowych, które potrzebne są na danym stanowisku pracy (programy księgowe, do projektowania, do edytowania treści na stronach internetowych itp.). Bardzo istotna jest znajomość programów służących prezentowaniu treści. Ważne abyśmy wiedzieli też coś na temat ergonomii pracy z komputerem: znali poprawną pozycję pracy, umieli przystosować stanowisko do nas, pamiętali o koniecznych przerwach na przeciągnięcie się. Istotne jest również szybkie, bezwzrokowe pisanie na klawiaturze. Praca w dobie cyfrowej stawia na elastyczność, która jest cechą ważniejszą od znajomości konkretnych programów, które się zmieniają. Trzeba szybko uczyć się pracy na nowych programach, korzystania z kolejnych platform komunikacyjnych.
Urządzenia w przestrzeni biurowej
Pracownik biurowy powinien również potrafić obsługiwać skaner, drukarkę czy niszczarkę do dokumentów. Z pewnością asystent biura/ sekretarka na co dzień wykorzystują te urządzenia częściej niż inne osoby z biura i przeważnie znają więcej dostępnych funkcji. Dodam na marginesie, że przydatną umiejętnością każdego pracownika będzie umiejętność obsługi ekspresu do kawy.
Cechy asystenta biura
Kluczowe cechy pracownika biurowego typu asystent biura to dokładność, staranność, pracowitość, punktualność, komunikatywność, odporność na stres. Są to właściwości przydatne w pracy w administracji. Zależnie od stanowiska również zdolności analityczne i kreatywność są cechami pożądanymi.
Pracownik w dobie koronawirusa
Pracownik biurowy w dobie koronawirusa powinien również cechować się elastycznością. Umiejętność dostosowania się do nowych sytuacji jest ważna. Firmy wysyłają ludzi do pracy w domu. Przy pracy zdalnej ważna jest umiejętność koncentrowania się na zadaniach, umiejętność organizowania pracy własnej, które jest zawsze istotna, ale przy pracy szczególnie w otoczeniu np. całej rodziny, w tym małych dzieci, kluczowa. Podkreślić trzeba, że radzenie sobie ze stresem związanym z nową, niepewną sytuacją, jest także podstawową umiejętnością.
Biuro przyszłości
Doświadczenie pracy w epoce pandemii wpłynie na przyszłość. W jaki sposób? Tego jeszcze nie wiemy. Być może niektórzy pracownicy będą całkowicie pracować zdalnie, a inni będą pracować częściowo zdalnie, częściowo w biurze. Jak będzie wyglądać biuro przyszłości? Prawdopodobnie część zadań mogą przejąć roboty. Proste prace administracyjne prawdopodobnie zostaną zautomatyzowane. Biurowe trendy ostatnich lat to połączenie biur ze strefą relaksu: pokoje relaksu, miejsca do gier, kuchnie, które przypominają restauracje, barki.
